今回は、当社が提供する「事務長代行・事務長育成サービス」を活用し、退職率30％超・採用コストで経営圧迫・患者数減少といった深刻な問題を抱えていたクリニックを安定経営に改善した事例をご紹介します。

 

 

■ こんな課題を抱えていました

✅ 人が定着しない、退職率30％以上

無料媒体では反応がないので人材紹介経由で採用しても定着しない、採用後に育成してもすぐに辞めてしまう。育成担当者もすぐに人が辞めるのでモチベーションが下がってしまい退職

 

✅ 人材紹介手数料だけで年間1,000万円超え

人材紹介手数料や有料の求人広告により経営を圧迫

 

✅ 残業が慢性化、業務が非効率

医事課で毎日2時間程度の残業が発生。残業ありきの業務フローやシフトにより現場が常に疲弊している状態

 

✅ 事務長が“名ばかり”の状態

事務長は院長の奥様が担当していたが実務経験なし。給料や業者への支払い管理、レシート管理、機器や備品の購入などがメインの業務。多部署の管理やマネジメント業務はノータッチ

 

✅ Google口コミの止まらない低評価により新患減少

車で30分以上かけて受診する患者が減り、最近は近隣の再診患者がメイン。近隣の新患や再診も減少傾向

 

 

■ 解決策として、事務長代行＆事務長育成&口コミ対策システムを導入へ

このような課題を踏まえて、以下の4つを中心に支援しました。

 

 

①退職率30％→5％未満に改善した“業務改革と1on1制度”

▶ 改善内容（以下、一部掲載）

まず手をつけたのは、スタッフが辞める理由の徹底分析。

• ・実態は「残業が多い」「業務が属人的で非効率」「経営陣からの感謝の気持ちが伝わってこない」という不満でした。
• ・看護部・リハビリ・事務部のスタッフと業務フローを見直し、「定時退勤」ができる仕組みを整備。固定残業代も廃止へ。
• ・経営陣とスタッフのギャップを改善するため、当社の担当事務長が定期的に1on1を開催し、不満や改善点を吸い上げながら経営陣の想いや経営方針を現場に浸透させることに集中。
• ・経営陣と管理職向けにマネジメント研修を開催。インセンティブによるモチベートではなく、各スタッフの想いを大事にしたうえで取り組む成果の先にあるクリニックへの貢献レベルを重視※管理職の「ボスマネジメント」を撤廃し、「リードマネジメント」を徹底。

▶ 結果まとめ：院内の雰囲気が改善し離職者激減。退職率は5％未満を達成！
（※プロジェクト開始前から退職が確定していたスタッフも含めた数値です）

 

 

②ホームページのリニューアルによる問い合わせ件数アップ

▶ 改善内容（以下、一部掲載）

従来の採用ページには求人情報しか載っておらず、ハローワークの求人票と大差ない状態でした。求職者がクリニックに転職するメリットが伝わらないページだったため、リニューアルへ。

• ・採用ページの前半には「クリニックが求める人物像」「理念」「福利厚生」「働くスタッフのインタビュー」などを掲載。
• ・ページ後半には「職種別求人条件」「よくある質問」「採用説明会の案内」などを掲載。
• ・さらに、反応アップの施策として、就職祝い金や復職手当の新設、市が運営する低コストの福利厚生制度等も導入。福利厚生を充実させたうえで、サイトの流入を増やす為、様々な媒体でアピール。
• ・トップページから採用ページに移動する際の導線を見直し
• ・クリニックのホームページに流入を増やす為、SEO対策を実施

▶ 結果まとめ：採用ページの滞在時間が15秒⇒1分前後へ、問い合わせ件数が3倍へ
既存のホームページの掲載内容を見直す際に、求職者からクリニックがどう見られたいのか？他院との差別化は何か？を徹底的に協議し、戦略的にクリニックの魅力を最大化しました。競合が多い地域でしたが、当社介入前より反応が大幅に上がったため、人材紹介会社に依存しない採用の実現が可能となりました。

 

 

③MEO（口コミ）対策で「保険収入増」と「自費の収入増」を実現

▶ 改善内容（以下、一部掲載）

「口コミの影響で新患が減っている気がする」という院長の悩みに対して、当社の口コミ対策システムを導入。

• ・アンケートQRコードを配布し、患者のスマホで回答した結果をもとに、システム上で高評価は口コミへ誘導。低評価は口コミに誘導せず、院内の業務改善に活用。
• ・低評価のコメントでは、「待ち時間が長い」が一番多かったため、事務や看護師と受付から会計までの業務フローを可視化し、業務効率化を実施。プロジェクト開始2か月目から待ち時間が長いといった低評価のコメントは0件に。
• ・口コミに高評価が30件以上増えた段階から新患数も右肩上がり。口コミを見て受診された患者も増加。
• ・院長が美容などの自費サービスに興味があったため、口コミ対策システムでニーズ調査も行い、リスクを抑えて自費サービスを開始。ビタミン点滴や高単価サービスの収入がクリニック全体の収入の2割を占めるほど、順調に稼働。
• ▶ 結果まとめ：新患数は月10％以上アップ。以前のように遠方からの受診も増え、医業収入が上昇

 

 

④院長の奥様を「事務長育成支援」で支援

▶ 実施内容（以下、一部掲載）

院長の奥様は、「給与振込・求人管理・面接・レシート整理」など限定的な業務のみ担当。クリニックの運用について現場スタッフと意見交換ができるようになりたい、院長の負担軽減をしたいという奥様の想いを実現するため、当社の事務長育成サービスを導入。

• ・医療法に基づく管理業務の基礎研修
• ・診療報酬や施設基準、適時調査対策の研修
• ・同規模クリニックでの運用事例を提供
• ・医療DXやマネジメントなどの研修
• ・医療機器の最適な購入方法（割賦、リース、現金）や業者との価格交渉についてケーススタディ
• ・当社の担当事務長と一緒に各部署にヒアリングを開催し、事務長としての視点や立ち回りをOJT形式でレクチャー
• ・初めて対応する業務は守破離を意識しながら、独り立ちを支援

▶ 結果まとめ：奥様は“限定的な業務”から“組織を管理する事務長”へと成長。
結果的に、クリニック運営も兼任していた院長の負担を軽減し、院長は医師の資格が必要な診療業務のみに専念できる体制を整備できました。

 

 

■ 院長先生、もう「ひとりで抱える」時代ではありません

最近のクリニック経営は、従来の業務に医療DX対応や地域医療構想の見直し、令和8年には診療報酬改定が控えており、日頃から制度改定に柔軟に対応できるクリニックづくりが求められています。当社は、**「クリニック経営の潤滑油」**として、経営陣と現場スタッフのVS構造を避けながらも、変化に強い組織づくりを徹底的にサポートします。

 

他にも、以下のようなお悩みがありましたら、いつでもお問い合わせください。

• ・人材が定着せず、採用コストがかさむ
• ・紹介会社を使わず採用ができるようになりたい
• ・スタッフが疲弊し、雰囲気が悪い
• ・事務長代行を利用してみたい、事務長候補を育成してほしい
• ・新患が減り、将来が不安
• ・経営に集中したいのに時間が取れない

 

▶ 初回のご相談は無料です
クリニックによって課題や対策は異なりますので、貴院オリジナルの改善プランを作成し、提案させていただきます。ぜひ一度、お気軽にご相談ください！

※お問い合わせはこちらをクリック